Non dimenticare che la risposta telefonica è il biglietto da visita della tua azienda….
“non esiste una seconda occasione per fare una buona prima impressione”.
Ormai i Centralini Virtuali on Cloud vengono offerti dai maggiori fornitori di connettività. Sono di solito centralini Voip remoti pensati per le aziende che vogliono avere il meglio della comunicazione fissa, mobile e Internet per il proprio ufficio senza dover gestire un centralino fisico.
Anche un Centralino on Cloud risponderà alle chiamate entranti con messaggi preregistrati.
Potrai configurare l’accoglienza al tuo Centralino Virtuale in uno di questi due modi:
I Centralino Virtuali on Cloud prevedono di solito di una serie di messaggi standard immediatamente funzionanti: questi messaggi sono uguali per tutti e ovviamente “anonimi”.
Puoi personalizzare questi messaggi e in questo Abelya ti supporta, con la propria esperienza durante tutto il processo di realizzazione e sostituzione dei messaggi.
Messaggio di “Benvenuto”
è il messaggio introduttivo riprodotto nel momento in cui l’utente raggiunge il numero di centralino. Deve dire a chi vi chiama chi siete.. (es. risponde la Ditta ABC) almeno per far capire che ha fatto il numero giusto. Questo messaggio viene pronunciato sempre indipendentemente dal tipo di accoglienza scelta
Messaggio di “Dopo benvenuto” o primo messaggio della coda
è un messaggio pronunciato subito dopo il Benvenuto in caso di accoglienza con operatori. E’ interlocutorio e solitamente indica che gli Operatori risponderanno presto alla sua chiamata
Messaggio “Loop di attesa”
è il messaggio che, in caso di accoglienza con operatori, viene pronunciato successivamente al primo messaggio della coda e viene ripetuto periodicamente all’utente durante la permanenza in coda (va in Loop)
Messaggio di “Menù Guida”
È il Messaggio Guida deve elencare le possibili opzioni a disposizione dell’utente chiamante, con relative istruzioni. Viene pronunciato subito dopo il messaggio di “Benvenuto” quando si sceglie l’accoglienza con Menu di Scelta (IVR). Questo messaggio dovrà essere necessariamente personalizzato in base alle esigenze di indirizzamento delle chiamate (ad es. “Per parlare con l’Amministrazione, premi 1; per parlare con il Magazzino, premi 2,…”). Non è pertanto previsto da Vodafone alcun annuncio standard predefinito.
Messaggio di “Fuori Orario”
è un messaggio pronunciato quando la chiamata arriva al di fuori della fascia oraria di operatività impostata.
Messaggio in caso di operatori non disponibili
È un messaggio di servizio e viene pronunciato solo quando non ci sono Operatori connessi al Centralino, cioè nessun operatore è attivo e presente.
Messaggio per superamento del numero massimo di chiamate in coda
È un messaggio di servizio e viene pronunciato solo quando la coda è satura
Messaggio di superamento del tempo massimo di attesa
È un messaggio di servizio e viene pronunciato solo quando l’attesa in coda si protrae per un tempo superiore al limite massimo impostato.
Tutti questi messaggi sono personalizzabili creando un file audio di un opportuno formato (WAV, MP3, VOX,..) con opportune caratteristiche e facendo successivamente l’upload dal sito web del gestore del centralino.
